أصول تفويض الصلاحيات (3) توجيه التعليمات ومراقبة سير العمل وتقدمه

[المحترف]

الفصل الرابع : توجيه التعليمات

إن تحديد الأعمال المفوضة والأشخاص المناسبين لها ليس كافياً لإنجاز الأعمال المفوضة: إذ لا بد من إعطاء وتوجيه التعليمات للمهمة المفوضة للأشخاص المفوضين ويتطلب هذا الأمر:
1. قدم وصفاً للعمل أو المهمة المفوضة للأشخاص المفوضين.
2. أعرض الأسباب من تفويض العمل أو المهمة المفوضة.
3. وضّح مكانة وأهمية الأعمال المفوضة وآثارها في الإطار العام.
4. قدّم أسباب اختيارك للأشخاص المفوضين وثقتك بهم.
5. معرفة مدى استعداد وقبول الأشخاص المفوضين للمهمة المفوضة.

وصف تفاصيل المهمة المفوضة:
عند توجيهك للمهمة المفوضة يجب عليك صياغتها صياغة جيدة ولا بد أن تشتمل ما يلي:
• المسؤوليات المفوضة.
• أجزاء المهمة المفوضة.
• السلطة المفوضة.

وصف خلفية المهمة المفوضة:
ويتضمن إعطاء نبذة تاريخية للعاملين عن المهمة المفوضة بإبلاغ الأشخاص المفوضين بمكامن الخطر ومواطن الضعف، والأشخاص المتعلقين بالمهام المفوضة.

وضع معايير العمل وضوابطه:
بعد الانتهاء من إعطاء الأشخاص المفوضين نبذة تاريخية عن المهمة المفوضة، يتوجب عليك وضع معايير ومقاييس يعرف بها الأشخاص المفوضون قياس عملهم وتقييم أدائهم.

تدريب المفوضين بالعمل وتوجيههم :
إن تدريب العاملين هو جزء أساس من عملية التوجيه، وليس له علاقة بالخبرة إذ إن المستجدات متتالية تتطلب المواكبة، والتدريب يتضمن التوجيه والتعليم والتي تعني بعمومها إلى شحذ روح المبادرة وتزويد العاملين بالمهارات اللازمة، فالبنسبة للتوجيه فإنك تحتاج إلى الآتي:
1. تحفيز الموظفين المفوضين على طرح الأسئلة المنطقية؛ لكي يستنتجوا من خلالها كيفية القيام بالمهمة المفوضة.
2. مساعدة الموظفين وإرشادهم إلى أماكن العثور على المعلومات.
3. تشجيع الموظفين على صنع قراراتهم بأنفسهم، والتي يفضل أن تشتمل على الحلول الصائبة.

أما بالنسبة للتعليم، فهناك أربع مراحل وهي :
1) وضوح كيفية تنفيذ العمل للموظفين.
2) تكرار تعليمات التنفيذ للموظفين فقط.
3) أن تجعل الموظف ينفذ المهمة بنفسه أمامك.
4) أن تجعل الموظف ينفذ بنفسه أمامك المهمة دون مساعدة منك .

تقرير سير العمل:
لا بد من تقييم سير الأعمال المفوضة بطريقة عملية تفيد العمل ولا تسيء إليه، لذا عليك في عملية تقييم الأعمال المفوضة:
 وضع خطة متفق عليها بينك وبين الموظف المفوض؛ لمراقبة تنفيذ الأعمال المفوضة للتأكد من تنفيذ خطة المهمة.
 تدريب لقاءات أو اجتماعات دورية لمعرفة كيفية سير العمل .
 تذكير الموظف المفوض بأنه محتاج للاستشارة دائماً فلا يتردد في السؤال .


الفصل الخامس : مراقبة سير العمل وتقدمه

التفويض لا يعني الاتكالية وإسناد الأمر إلى الآخرين، بل التفويض هو توجيه الأشخاص للقيام بالمهام المفوضة مع المراقبة والمتابعة.
التأكد من حسن سير العمل : إن أفضل نتائج التفويض هو تقدم العمل وسير الأمور إلى الأحسن، دون التدخل مباشرة بعمل الموظفين.

احذر: احذر بعد التفويض أن تظل قرب الأشخاص المفوضين، أو تذهب إليهم مراراً وتكرر توجيهكم، فهذا أمر يقتل حماس الموظفين المفوضين للمهمة.
ولكي تحصل على مراقبة سير العمل بكفاءة عليك بما يلي:
1) كيف يجب أن يكون العمل ؟
2) كيف يسير العمل فعلياً؟
3) فحص مدى وجود الاختلاف بين ما خطط له وما تم فعله حقاً.

وعند وجود هذا الاختلاف فلا بد من إجراءات دقيقة يقوم بها المدير ويحدد نوع الخطأ الذي ربما يكون:
 خطأ ثانوي: وهو الخطأ الذي يمكن التحكم والسيطرة عليه وتصحيحه، ولا يؤثر على سير المهمة.
 خطأ رئيس: وهو الخطأ الخارج عن نطاق السيطرة، وهنا عليك تجنب اللوم والعتاب، ومساعدة الموظف في تجاوزه.
 خطأ فادح: وهو الخطأ الذي يصل بالأمر إلى حدوث الكوارث والأزمات – لا سمح الله- وهنا عليك بتولي زمام العمل بنفسك وإكماله لتقليل الخسائر والعبور إلى بر الأمان،
وعليك بعد إصلاح الخطأ أن :
 تجعل الموظف يعيد العمل بنفسه لتعيد ثقته بنفسه
 تدرك أنك أخطأت في التفويض فعليك إعطاؤه مهمة أقل صعوبة ومخاطر حتى يحسن التعامل معها .

توجيه النصح:
عليك أن تعطي الموظفين المفوضين الفرصة اللازمة، والثقة الكافية بأنفسهم فيما يتوجب عليهم فعله فبشيء من التشجيع والتحفيز تجعل الموظفين يعتمدون على معالجة الأمور بأنفسهم بعزيمة صادقة وثقة قوية.

مراجعة العمل بعد إنجازه:
يستحسن مراجعة العمل المفوض مع الشخص الذي قام بتنفيذ العمل عن طريق ما يلي:
1) مقارنة النتاج مع المعايير والمقاييس الموضوعة.
2) تهنئة الموظف على قدراته وإنجازاته في المهمة.
3) توجيه السؤال للموظف عما تعلمه من العمل المفوض.

كل هذه الأمور تثبت وترسخ ما تعلمه الموظفون وإدراك ما أنجزوه>

مكافأة الموظف:
الحقيقة أنه يجب الاعتراف لأهل الفضل بفضلهم وأهل النجاح بنجاحهم، بل وإعلان ذلك بنية حسنة بقدراتهم ومهاراتهم العالية، والإشادة بالأشخاص المفوضين على حسن تنفيذهم للمهام المفوضة.

[المحترف]

الفصل السادس : المواقف من التفويض

التفويض عملية مشتركة من حيث استعدادك أنت للتفويض وثقتك بالموظف المفوض.
السماح بالتفويض والتسامح في التفويض:
لا شك أن تفويض المدير للأعمال المتنوعة دليل على أنه يسعى إلى تفويض جزء من سلطته بينما تبقى المسؤولية على عاتق المدير، لذا نجد أنه من صعوبات التفويض إعراض كثير من المدراء عن التفويض؛ لأنهم يخشون أن يخطئ الموظف المفوض أخطاءً كبيرة، وكذلك لا يرغب المدراء في التفويض؛ لأن ذلك يعني التخلي عن سلطتهم وسيطرتهم، لذا يجب عليك كمدير أن تذكر نفسك بما يلي :
1) أنت لست الشخص الوحيد القادر على تنفيذ العمل.
2) إن العمل يتم تنفيذه وفقاً لمعايير واعتبارات واضحة، لذلك لا يهم أن ينفذ العمل عن طريقك أو طريق غيرك .

إظهار الثقة بالموظفين:
إن منحك الثقة بالموظفين يؤمن إلى حد ما الحصول على تنفيذ ملائم للعمل ونتائج جيدة، ولكي تسعى لبناء الثقة في موظفيك عليك بما يلي:
1) أن تنفذ دائماً ما وعدت به، وليصدق فعلك قولك
2) إشعار الموظفين بأن تثمن وتقيم جهودهم المبذولة
3) يجب عدم إلقاء اللوم والعتاب على الموظفين على حدوث الأخطاء، وإنما يجب أن تكون مدافعاً عنهم علانية ناصحاً وموجهاً لهم سراً .
4) يحتاج الموظفون ليتأكدوا من أن مديرهم لن يتخلى عنهم خلال أداء المهمة المفوضة بسبب ثقته بهم، وبهذه الطريقة لن يشعروا فقط بأنه واثق بهم بل سيثقون هم به.


دعم الموظفين عند حصول الخطأ:
إن الأخطاء ستحدث حتماً لأنك تتعامل مع بشر، لذا عليك أن تشعر العاملين أنه في حالة حصول الخطأ لا يجب عليهم أن يخافوا من الاعتراف به، وهذا سيعطي الموظف ثقة بأنك ستدعمه، وعلى العكس عند عدم دعم ومساندة العاملين سوف يخافون ويخفون أخطاءهم وتزيد الكارثة . ثق أنه متى كانت الثقة متبادلة بينك وبين موظفك، هذا سيدفعهم إلى العمل والإنجاز بجد وتضحية حتى لا يخيبوا آمالك فيهم.

الحصول على التزام الموظف بالعمل:
لا شك أنه كلما زاد التزام الموظف المفوض بالعمل زادت فرص نجاح التفويض، إن الحصول على موظف "متطوع" ليؤدي مهمة ما خير من مئة شخص "مكره" على أداء المهمة، لذا عليك -قبل أن تفوض أن- تعرف مدى التزام الموظفين المفوضين بتنفيذ المهمة المفوضة، ولكي تحصل على التزام من الموظف يجب عليك أن تقنع الموظف المراد تفويضه بما يلي :
1) أن تشعره أن مهمته ضرورية وتلعب دوراً مهماً في الإطار العام.
2) أنه يتمتع بدرجة معينة من الاستقلابية في العمل شريطة الوصول إلى الهدف المحدد.
3) أنه لم يفوض بهذه المهمة إلا لكونه قادراً عليها.

بهذه الطريقة سوف تساعد على :
1) التزام موظفيك بالمهمة المفوضة من قبلك.
2) أنهم فخورون بما يؤدونه من أعمال وليس فقط لإراحة المدير.
3) توليد الضمير الحي، وهذا يجعل الموظف يتحمل الأعباء لتحقيق النجاح النهائي.

المنافع الأساسية للتفويض:
1) إنجاز المزيد من الأعمال بما فيه الكثير من الأشياء التي ترغبها.
2) أن تتعرف على موظفيك بشكل أفضل؛ مما يعزز علاقتك بهم.
3) أن تساعد موظفيك على التطور وزيادة الثقة بأنفسهم.
4) أن تكسب وقتاً من فراغك لنشاطات استراتيجية كالتفكير والتخطيط .
5) أن تتعلم السماح والتسامح في التفويض وسير العمل.
6) يزيد من فرصة تحسين إنتاجيتك بفاعلية.
7) يساعدك على إدارة نفسك بفاعلية أقوى.

انتهى المقال ولله الحمد