المحترف
07-22-2003, 02:49 AM
الفصل الثاني : تحديد ما يجب تفويضه
عندما تكون لديك أعمال كثيرة، وتقرر تفويض بعض أعمالك، عليك بداية أن تحدد نوعية المهام التي سوف تفوضها، يخطئ البعض عندما يفوض بعض المهام التي لا يجيدها أصلاً، أو لأنهم يريدون إبقاء شخص آخر منشغلاً بالعمل دائماً، لذا يجب عليك أن تحدد المهام التي تفوضها أو لا تفوضها:
1. المهام التي يجب تفويض القيام بها إلى الآخرين: وهي تلك المهام التي يجب عليك -كمسؤول أو مدير- القيام بها، كتلك التي تعودت عليها، أو تستمتع عند القيام بها، فعند تفويضك لهذه المهام سوف تستغل وقتك وجهدك بشكل فعال.
2. المهام التي يتوجب عليك تفويض الآخرين لها: وهي تلك المهام الروتينية والمكملة لأعمالك والتي لم تفكر سابقاً في تفويضها.
3. المهام التي يمكنك تفويض الآخرين بها: وهي تلك المهام التي يمكن للآخرين القيام بها، شريطة أن يكونوا قادرين على أدائها.
4. المهام التي يجب أن تحتفظ بها لنفسك: وهي المهام التي تقع في صلب مسؤولياتك، مثل التخطيط والتقييم والمراقبة واختيار الموظفين. التفويض لا يعني تفويض المهام الصعبة أو المملة للآخرين، والاحتفاظ بالمهام السهلة والمسلية لك .
معرفة مستلزمات المهمة أو الوظيفة: عندما تتخذ قراراً بتفويض مهمة ما، عليك أن تدرك ما تستلزمه هذه المهمة بالتحديد مثل:
• العمليات الفكرية للتنفيذ.
• النشاطات التي يجب أن تواكب التنفيذ.
• الاتصال المهم مع الآخرين لإنهاء عملية التنفيذ.
تقييم مخاطر التفويض:
عند تفويضك المهام للآخرين فإنك سوف تمرر بعض سلطتك ومسؤوليتك للآخرين، وعند حدوث خطأ ما يبقى الشخص المفوض هو المسؤول عن ذلك الخطأ مسؤولية جزئية ولكنك في النهاية أنت المسؤول عن المهمة المفوضة مسؤولية كلية.
لذا عليك أن تقيَّم مدى المخاطر المتوقعة من جراء هذا التفويض، ويمكن تقييم ذلك عن طريق :
• درجة المخاطر : هي النتائج المترتبة على سوء التنفيذ.
• درجة المسؤولية : تفويض التزامات الآخرين منك إلى غيرك.
• درجة السلطة، المعطاة، ما مدى تخليك عن السلطة للآخرين.
عندما تكون لديك أعمال كثيرة، وتقرر تفويض بعض أعمالك، عليك بداية أن تحدد نوعية المهام التي سوف تفوضها، يخطئ البعض عندما يفوض بعض المهام التي لا يجيدها أصلاً، أو لأنهم يريدون إبقاء شخص آخر منشغلاً بالعمل دائماً، لذا يجب عليك أن تحدد المهام التي تفوضها أو لا تفوضها:
1. المهام التي يجب تفويض القيام بها إلى الآخرين: وهي تلك المهام التي يجب عليك -كمسؤول أو مدير- القيام بها، كتلك التي تعودت عليها، أو تستمتع عند القيام بها، فعند تفويضك لهذه المهام سوف تستغل وقتك وجهدك بشكل فعال.
2. المهام التي يتوجب عليك تفويض الآخرين لها: وهي تلك المهام الروتينية والمكملة لأعمالك والتي لم تفكر سابقاً في تفويضها.
3. المهام التي يمكنك تفويض الآخرين بها: وهي تلك المهام التي يمكن للآخرين القيام بها، شريطة أن يكونوا قادرين على أدائها.
4. المهام التي يجب أن تحتفظ بها لنفسك: وهي المهام التي تقع في صلب مسؤولياتك، مثل التخطيط والتقييم والمراقبة واختيار الموظفين. التفويض لا يعني تفويض المهام الصعبة أو المملة للآخرين، والاحتفاظ بالمهام السهلة والمسلية لك .
معرفة مستلزمات المهمة أو الوظيفة: عندما تتخذ قراراً بتفويض مهمة ما، عليك أن تدرك ما تستلزمه هذه المهمة بالتحديد مثل:
• العمليات الفكرية للتنفيذ.
• النشاطات التي يجب أن تواكب التنفيذ.
• الاتصال المهم مع الآخرين لإنهاء عملية التنفيذ.
تقييم مخاطر التفويض:
عند تفويضك المهام للآخرين فإنك سوف تمرر بعض سلطتك ومسؤوليتك للآخرين، وعند حدوث خطأ ما يبقى الشخص المفوض هو المسؤول عن ذلك الخطأ مسؤولية جزئية ولكنك في النهاية أنت المسؤول عن المهمة المفوضة مسؤولية كلية.
لذا عليك أن تقيَّم مدى المخاطر المتوقعة من جراء هذا التفويض، ويمكن تقييم ذلك عن طريق :
• درجة المخاطر : هي النتائج المترتبة على سوء التنفيذ.
• درجة المسؤولية : تفويض التزامات الآخرين منك إلى غيرك.
• درجة السلطة، المعطاة، ما مدى تخليك عن السلطة للآخرين.